Dlaczego warto mieć kartę paliwową?

Prowadząc firmę i posiadając służbowe samochody, warto korzystać z kart paliwowych, aby kontrolować ten obszar wydatków. Dodatkowo, wyjeżdżając za granicę, taka karta może pomóc w odzyskaniu podatku VAT. Podpowiemy, jak to zrobić.

Będąc płatnikiem VAT, wyjeżdżając do krajów UE i nie posiadając w danym kraju siedziby firmy, ani nie prowadząc wyłącznie działalności zwolnionej z VAT, możesz ubiegać się o zwrot podatku, który zapłaciłeś w innym państwie należącym do wspólnoty. Żeby to jednak było możliwe, musisz przygotować dokumenty potrzebne do zwrotu podatku za paliwo, czyli odpowiedni wniosek oraz fakturę lub dokument importowy – na których znajduje się wspólnotowy kod. W niektórych przypadkach konieczne może być również pełnomocnictwo.

Należy złożyć wniosek o zwrot VAT w odpowiednim urzędzie skarbowym, a w ciągu 72 godzin otrzymasz numer referencyjny w systemie VAT-REFUND. Następnie wniosek zostanie przekazany do państwa członkowskiego, od którego oczekujesz zwrotu. Powinieneś wiedzieć, że samo złożenie takiego wniosku o zwrot podatku VAT, nie podlega opłacie skarbowej, a więc nic nie będzie Cię to kosztowało.

Twoi pracownicy lub Ty sam, wyjeżdżając w służbowe delegacje do państw członkowskich UE, korzystacie z kart paliwowych? Wówczas odzyskanie zapłaconego tam podatku, może okazać się łatwiejsze. Jednak takie karty paliwowe, mogą być również dobrą decyzją wówczas, gdy firmowymi samochodami poruszacie się wyłącznie wewnątrz kraju.

Kartę paliwową łatwo przypisać do konkretnego samochodu i pracownika, a to oznacza, że łatwiej będzie kontrolować firmowe wydatki, bo będziesz miał informację, kto, kiedy i gdzie tankował. Ułatwi ona również księgowanie faktur za paliwo, ponieważ będziesz otrzymywać zbiorczy dokument, zamiast pojedynczych paragonów. Dodatkowym atutem korzystania z takich kart paliwowych jest fakt, że w niektórych przypadkach, naliczany jest rabat na paliwo.

Im większą masz flotę służbowych samochodów, tym trudniej będzie kontrolować czy są one wykorzystywane w taki sposób, jak powinny, a więc do firmowych zadań. Decydując się na korzystanie z karty paliwowej, będziesz mieć możliwość wprowadzenia ograniczeń, aby mogła być ona wykorzystywana wyłącznie w dni robocze w firmie. To powinno pozwolić na zmniejszenie nadużyć, chociaż nadal powinieneś być czujny, podczas rozliczania comiesięcznych faktur.

Zanim jednak zdecydujesz, że użytkowanie kart paliwowych dla firm na co dzień, będzie odpowiednim rozwiązaniem, powinieneś zastanowić się nad kilkoma kwestiami. Między innymi nad tym, z jakich sieci stacji paliw mają korzystać Twoi pracownicy, oraz jaki jest zasięg ich służbowych podróży. W niektórych przypadkach wystarczy karta obejmująca stacje paliw znajdujące się w Polsce, w innych – konieczna może być taka, która pozwoli na tankowanie na terenie UE.

Artykuł sponsorowany